Reiche den Wahnsinn in dreifacher Ausfertigung ein

Betriebskostenabrechnung für Fortgeschrittene

Es begann ganz harmlos.

Mit einer Betriebskostenabrechnung. Also mit etwas, bei dem man denkt: Man zählt Kosten zusammen, zieht Vorauszahlungen ab und am Ende steht da entweder ein Plus oder ein Minus. Mathematik. Unsexy, aber beherrschbar.

Ich sollte lernen, wie naiv diese Vorstellung war.

Meine ehemalige Mieterin ist Juristin. Das ist für diese Geschichte insofern von Bedeutung, als dass man meinen könnte, eine Betriebskostenabrechnung wäre damit ein Vorgang, den man einigermaßen sachlich abwickeln könnte.

Die Abrechnung für ein fiktives Jahr ergab eine Nachzahlung eines fiktiven Betrages. Sagen wir mal es waren 1300 € der Anschauung halber.

Die Reaktion darauf lässt sich, sinngemäß, ungefähr so zusammenfassen:

Das ist aber ziemlich viel. Finde ich zu teuer, ich geb ihnen 300, letztes Angebot.

Hä?

Dass eine Rechnung hoch ist, gehört meines Wissens bislang nicht zu den klassischen Gründen, aus denen sie automatisch ihre Gültigkeit verliert. Ich werde diese Rechtsauffassung aber für meine nächste Stromrechnung im Hinterkopf behalten.

Ich möchte die Belege sehen

Und zwar alle. Auch die wo drin steht, ob das Gas bei Putin gekauft wurde.

Nun darf eine Mieterin natürlich die Belege zur Betriebskostenabrechnung prüfen.

Aber organisiere mal Belege bei einer Hausverwaltung, die aus Gründen des Unvermögens gekündigt wurde. Die neue Hausverwaltung sprinht ein spri. Sie bekommt von der alten einen Schuhkarton mit Papier, scannt den und stellte alles per WeTransfer zur Verfügung.

Nach zwei Wochen hake ich vorsichtig nach, wie es denn nun um die Nachzahlung stehe, die Belege wurden ja bereitgestellt. Keine Antwort, nochmal fragen, dann trifft mich eine erboste Mail die Zahlung von 300 Euro müsse ja wohl reichen.

Bislang hatte ich nur KI um Rat gefragt, die war aber jetzt mit dem Latein am Ende und rät zum Anwalt.  Man will das ja auch irgendwann vom Hals haben. Sonst mach ich da noch in 5 Jahren mit rum (Achtung Spoiler).

Auf das nunmehr anwaltlich formulierte Schreiben kommt prompt eine noch erbostere Antwort: Man habe ihr ja lediglich irgendwas Digitales gesendet, könne ja wohl nicht zumuten, dass sie sich das auch noch ansehe. Sie verlange eine geordnete und wohl strukturierte Belegübersicht.

Soll ich jetzt noch mal die Betriebskostenrechnung erstellen?

Nee. Mein Anwalt erklärt mir: Man müsse die Unterlagen am besten einmal ausdrucken, durchgehen und die Summen den Positionen zuordnen.

Also die Betriebskostenrechnung neu erstellen. Sag ich doch.

Und dann: Ausdrucken.

Ausdrucken?

Im digitalen Zeitalter?

89 Belege.

Ich versuche es. Ich kann es nicht. Ich will es nicht!

Das muss doch die Hausverwaltung nachweisen.

Neuerliche Odyssee, jetzt hilft mir KI: Jaja, die Hausverwaltung müsse ja nur einen Extrakt aus dem Buchungstool ziehen. Heißt Buchungsjournal.

So nett die neue Hausverwaltung ist, so schlecht ist sie zu erreichen. Man spricht nur mit KI und bekommt dann ein Ticket. Die Regeln, nach denen die Tickets abgearbetiet werden habe ich bis heute noch nicht rausgefunden.

Ich bekomme eine Kontenübersicht. Salden. Erneut die BKA. Aber nichts, aus dem hervorgeht, welche Rechnung zu welchem Posten passt.

An diesem Punkt will ich einfach aufgeben. Alles hinschmeißen. Soll sie doch auf ihren Kröten hocken bleiben, meine Güte, ich hab der schon so viel in den Rachen gesteckt, was solls. Ich spule mich richtig auf und sag es dem Anwalt.

Aber. Es geht ja nicht ohne ein Aber.

Nun erklärt mir nämlich der Anwalt, dass ein Hinschmeißen zum jetzigen Zeitpunkt sehr negative Folgen haben könnte und die Sache mitnichten in den nächsten 5 Jahren erledigt sei. Denn während man als Vermieter ziemlich genau aufpassen muss, innerhalb welcher Fristen eine Abrechnung erstellt, Fehler korrigiert werden dürfen oder nicht, verfügt die Mieterseite über ausgesprochen komfortable Möglichkeiten, Abrechnungen noch lange rückwirkend zu beanstanden.

Und wenn ich jetzt einknicke, öffne ich Tür und Tor für: „Ich habe ja eigentlich die letzte und vorletzte Nachzahlung auch nur unter Vorbehalt geleistet, das steht ja im Betreff des Kontoauszuges.“

Belegeinsicht für 2022? 2021? Wer ist jetzt hier verrückt?

Und wer wird dann die Prozesskosten tragen, das Gericht hat zwar bislang noch kaum einen Mucks gemacht, aber 200 Euro wollen bereits bezahlt sein.

Also gibt es kein Zurück. Ich raufe mir die Haare. Schimpfe bei der KI. Die KI. Ja, stimmt. Klar, die KI!

KI ist die Lösung!

Einmal 20 Euro für ein Pro-Abo gezahlt und sämtliche 89 Belege erfassen lassen. Datenschutz? Ist mir jetzt schnuppe. Rechnungsbeträge auslesen. Positionen zuordnen. Summen vergleichen. Auffälligkeiten markieren.

Es funktioniert!

Leider.

Denn die KI stellt nicht nur fest, welche Rechnungen zu welchen Positionen gehören, sie stellt auch fest, dass Rechnungen fehlen.

Und jetzt wird es richtig lustig: Beschaffe fehlende Rechnungen im Namen einer Hausverwaltung, die nicht mehr verwaltet, und einer Eigentümerin, die nirgendwo erfasst ist.

Vattenfall hat den Vogel abgeschossen. Nach einer halben Stunde sinnlosem Gespräch mit deren KI hab ich endlich einen Mitarbeiter,  dem ich erklären will, worum es geht.
Aber erst die Sicherheitsfragen beantworten, gefühlt bis hin zum Vornamen der Großmutter der Hausverwaltung. Den ich natürlich nicht kenne. Sagt der Typ: „Aus Datenschutzgründen lege ich jetzt auf.“ Und weg ist er. Er hat sich nicht einmal die Mühe gemacht, verstehen zu wollen, worum es überhaupt geht. Was ich hätte tun können um diese vermaledeite Rechnung zu erhalten. Nichts. Ich kann diese elende Rechnung nicht bekommen. Sie fehlt: Stromkosten für den Waschraum, 75 Euro!

Alles andere habe ich organisiert! Ich fühle wieder Oberwasser!

Die KI erstellt eine wunderbare Übersicht, jeder Cent kann zugeordnet werden, sie findet sigar noch einen Cent, der zuwenig in Rechnung gestellt wurse. Fazit: Die Belege dokumentieren die Abrechnung vollkommen sauber.

Exkurs: Die Gegenseite ruft einen neuen Spieler ins Feld, die Kaution

Jetzt zieht sie einen neuen Trumpf aus dem Ärmel. Von der Mietkaution sind nämlich noch rund 600 Euro vorhanden, die jedoch nicht in die Rechnung einbezogen wurden, denn bislang gings ja nicht darum wie gezahlt wird, sondern "ob" gezahlt wird. Wenn das geklärt ist, können wir gerne über Verrechnung sprechen. Sonst kommt sie wieder daher mit "Ich habe ja nie zugestimmt".

Was sie jetzt prompt tut. Bezogen auf ein zurückliegendes Jahr. Damals wollte sie nicht nachzahlen, weil sie meinte, ich “habe ja die Kaution”. Die ich definitiv nicht hatte, denn die ehemalige Hausverwaltung durfte nicht ohne Zustimmung der Mieterin die Kaution auskehren. Die Zustimmung, die die Mieterin vehement verweigert hat. Eine direkte Auskehrung war nicht möglich. Was mir ein Rätsel war, ich wollte die Kaution nie an der Backe haben. Für mich wäre das so gelaufen: Kaution geht an die Mieterin, Nachzahlung an mich. Fertig, faire Sache.

So geht das aber nicht (zähl mal die "Aber" in diesem Artikel). Auf das Betreiben der Mieterin wurde also die nicht vorhanden virtuelle Kaution 2023 mit der BKA Nachforderung beglichen. Restkaution 600 Euro.

Und jetzt kommts: die Mieterin fängt an dem damaligen Verfahren zu widersprechen, das Gericht fragt mich, warum ich nicht gleich die übriegen 600 Euro für die Verrechnung von 2024 verwendet habe.

Mir wird schwindlig.

Und es kommt noch besser: Das Gericht lamentiert, warum ich überhaupt einen Anwalt eingschalten habe, bei so einer geringen Summe. Wo ich wieder beim Beispiel bin. Geh ich halt nächstes Mal zu Globetrotter, kauf mir ne Funktionsjacke, zahl die Hälfte und geh heim. Ach, bei so einer geringen Summe, dürfen sie doch keinen Anwalt beauftragen, liebes Kaufhaus, wo kämen wir da hin?

Nun, ganz so war es nicht, aber das kommt nochmal später, denn erstmal will die Gegenseite nicht zum Gerichtstermin erscheinen. Sie sei da im Urlaub. Fällt ihr zwei Wochen vorher ein. Nachdem sie meine wunderschön geordnete Belegübersicht erhalten hat.

Das Gericht lehnt das kurz und knackig ab, der Termin war lange vorher bekannt.

Gut, denke ich, endlich mal ein fairer Zug.

Das nächste Schreiben vom Gericht relativiert meine Zufriedenheit:
Wenn die Beklagte unserem mittlerseile unterbreiteten Vorschlag mit der Kaution zu verrechnen zustimme, könne auf die persönliche Anwesenheit verzichten.

Nun also doch.

Erst:

„Ich kann nicht kommen, ich bin im Urlaub.“

„Nein.“

Und kurz darauf:

„Also, wenn wir uns alle einigen, müssen Sie eigentlich auch gar nicht kommen.“

Gut.

Ich habe inzwischen gelernt, in diesem Verfahren nicht zu früh zu glauben, ich hätte irgendetwas verstanden.

 

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Und jetzt bin offenbar ich das Problem

Denn dann kam noch ein Punkt.

Das Gericht stellte die Frage in den Raum, ob es bei einer Forderung in dieser Größenordnung überhaupt notwendig gewesen sei, einen Anwalt einzuschalten.

Schließlich verursache der Anwalt zusätzliche Kosten.

Und an dieser Stelle musste ich dann doch kurz überlegen, ob ich irgendwo falsch abgebogen war.

Ich hatte es zunächst ohne Anwalt versucht.

Ich hatte einer Juristin gegenübergestanden, die die Nachzahlung nicht leistete, weil sie ihr zu hoch erschien.

Ich hatte die Belege organisiert.

Die wurden nicht abgerufen.

Daraufhin wurde eine geordnete Belegübersicht verlangt.

Ich hatte versucht, von zwei Hausverwaltungen herauszubekommen, welche von 89 Rechnungen zu welcher Position gehört.

Ich hatte Kontenblätter, Salden, Abrechnungen und Buchungsunterlagen gesammelt.

Ich hatte mit einer KI 89 Belege ausgewertet.

Ich hatte fehlende Rechnungen bei Versorgern beschafft, die mir teilweise nicht einmal Auskunft geben wollten, weil ich zwar Eigentümerin bin, aber in deren System offenbar trotzdem nicht existiere.

Dann kam noch die Kaution dazu.

Dann frühere Abrechnungen.

Dann die Anwältin der Gegenseite.

Dann das Gericht.

Und ich hatte mir irgendwann gedacht:

Vielleicht wäre es ganz sinnvoll, wenn auf meiner Seite auch jemand sitzt, der beruflich versteht, was hier eigentlich passiert.

Und nun erfahre ich:

Das treibt aber die Kosten in die Höhe.

Stimmt.

Andererseits hatte ich gewisse Schwierigkeiten, mir vorzustellen, wie ich als Nichtjuristin gegen eine Juristin mit Anwältin ein Gerichtsverfahren über Betriebskosten, Aufrechnung, Kaution, teilweise Erledigung und Prozesskosten ganz entspannt selbst führen sollte.

Aber vielleicht hätte ich einfach die KI fragen sollen.

Die kennt sich inzwischen mit der Betriebskostenabrechnung schließlich hervorragend aus.

Vermieten für Anfänger

Ich habe inzwischen viel gelernt.

Zum Beispiel, dass eine Betriebskostenabrechnung eine erstaunliche Eigendynamik entwickeln kann.

Dass man als Vermieterin nicht nur Rechnungen aufbewahren, sondern im Zweifel Jahre später noch erklären können sollte, wie jeder einzelne Betrag seinen Weg auf ein Blatt Papier gefunden hat.

Dass eine Kaution monatelang völlig unauffällig herumliegen und dann plötzlich als neue Hauptfigur in einem Gerichtsverfahren auftreten kann.

Und dass man offenbar gleichzeitig zwei Dinge leisten soll:

Man soll juristisch alles richtig machen.

Aber bitte möglichst ohne juristische Hilfe, weil die Geld kostet.

Vielleicht endet die Geschichte irgendwann damit, dass die Forderung verrechnet, die Kaution abgewickelt und das Verfahren beendet wird.

Vielleicht bekomme ich aber auch noch ein Schreiben, in dem mir erklärt wird, ich hätte die Angelegenheit angesichts des geringen Streitwerts doch einfach selbst lösen können.

Diesen Gedanken finde ich besonders hübsch.

Denn genau das hatte ich ursprünglich versucht.

Und so wurde aus einer Betriebskostenabrechnung über 1.259,60 Euro ein Hobby, ein juristisches Fortbildungsprogramm und vermutlich das teuerste kostenlose Unterhaltungsangebot meines Jahres.

Fortsetzung wahrscheinlich unvermeidlich.